Politik for udligning af udgifter ved deltagelse i stævner og lejre

Gældende fra d. 1. januar 2014

Formål og anvendelse

Nærværende dokument beskriver klubbens politik for udligning af udgifter mellem deltagerne ifbm. deltagelse i de af klubben planlagte stævner og lejre. Det anbefales at turafregninger tager udgangspunkt i nærværende politik, men i og med størstedelen af udgifterne ved stævner og lejre afholdes af deltagerne står det deltagerne frit for at aftale andre fordelingsnøgler end angivet herunder. Klubbens politik for udligning af udgifter kan dog ikke fraviges i følgende tilfælde:

• Støttemidler fra klubben SKAL fordeles som beskrevet i nærværende dokument.
• Bagvedliggende beregning for udligning SKAL rundsendes til de involverede i et format, hvor de bagvedliggende beregning fremgår (eksempelvis som excelark), så alle har en rimelig mulighed for at revidere opgørelserne.
• Såfremt bare én deltager anmoder om at klubbens politik for udligning af udgifter følges, så skal nærværende politik følges.

Ved tvivl om fortolkning eller manglende beskrivelse af bestemt situation, tages kontakt til bestyrelsen, der angiver rette fortolkning og/eller opdaterer politikken med aktuelle situation.

Politik for udligning af udgifter ved deltagelse i stævner og lejre

Definition af deltagertyper og tilhørende udgiftsfordeling

For at sikre mod misforståelse, så dækker begrebet ”deltager” nedenstående deltagertyper.

Til fordeling af udgifter er følgende deltagertyper og tilhørende omkostnings fordeling vedtaget:

Fordelingsnøgle for diverse udgiftstyper

Udgiftstype, hvad og hvordan dækkes, Fordelingsnøgle,

Underskud på ture

BEMÆRK: Klubben har ikke midler til at dække udgifter til stævner og lejre, hvorfor alle ture skal hvile i sig selv. Klubben yder heller ikke underskudsgaranti. Dette betyder at udmeldte priser skal opfattes som vejledende og kan afvige. Afvigelser i positiv og negativ retning udlignes mellem de betalende deltagere (altså ikke dommere og trænere).

Tilmeldinger er bindende

Alle tilmeldinger til klubbens ture er bindende. Ved tilmelding vil turleder påbegynde bookning af transport og ophold, hvorfor der må forventes omkostninger ved at melde fra efterfølgende. Eksempler på omkostninger som må forventes ved framelding:

-          Omkostning ved transport, såfremt pladser ikke kan afsættes til anden side. Her afregnes som deltagere var med på turen.

-          Omkostning til overnatning, såfremt disse ikke kan af- bookes. Herunder også eventuelle ekstraomkostninger, som måtte opstå som resultat af anderledes værelses fordeling (ændring af omkostning ved skift fra 3-mands rum til 2-mands rum eksempelvis).

Afregning af udgifter

Da der kan være massive udlæg i forbindelse med ture og lejre, anbefales det, at turleder opstiller et budget, hvor udfra deltagerne overfører et acontobeløb til turlederen, således at denne ikke har et stort udlæg i forbindelse med planlægningen. Det anbefales ligeledes at regnskab for arrangementet og efterfølgende afregning af udeståender håndteres umiddelbart efter stævnet.

Turstøtte fra Trekanten

Ved starten af hvert stævneplanlægnings forløb (normalt omkring nytår og ved sommerferien) beslutter bestyrelsen og trænerteamet, hvilke stævner der skal have støtte fra klubben. På ture med støtte fordeles støtten ligeligt mellem fægterne til afholdelse af træner og dommerudgifter. Turstøtten udbetales til turlederen ved henvendelse til klubbens kasser. Turlederen er ansvarlig for fordelingen af turstøtten mellem de deltagende fægtere. Der skal ikke aflægges regnskab for turstøtten.